ทักษะเบื้องต้นของหัวหน้างานที่มีประสิทธิภาพ
ทักษะเบื้องต้นของหัวหน้างานที่มีประสิทธิภาพ
1) การกำหนดเป้าหมาย (Goal)
หัวหน้างานต้องสามารถกำหนดเป้าหมายให้กับทีมงาน และพูดคุยเป้าหมายกับทีมงาน อยู่บ่อยๆ มิเช่นนั้นทีมงานก็อาจลืมเป้าหมายที่กำหนดร่วมกันได้ เพราะคนส่วนใหญ่จะละทิ้งเป้าหมาย ถ้าหากเจออุปสรรคมากๆ แต่ถ้าหัวหน้าคอยเตือนเป้าหมายของทีมอยู่เรื่อยๆ ก็จะกระตุ้นให้ทีมงานยังเกิดความกระตือรือร้นอยู่ โดยที่เป้าหมายต้องมีความชัดเจนและเป็นที่น่าสนใจของทีมงานด้วย
หัวหน้างานต้องสามารถกำหนดเป้าหมายให้กับทีมงาน และพูดคุยเป้าหมายกับทีมงาน อยู่บ่อยๆ มิเช่นนั้นทีมงานก็อาจลืมเป้าหมายที่กำหนดร่วมกันได้ เพราะคนส่วนใหญ่จะละทิ้งเป้าหมาย ถ้าหากเจออุปสรรคมากๆ แต่ถ้าหัวหน้าคอยเตือนเป้าหมายของทีมอยู่เรื่อยๆ ก็จะกระตุ้นให้ทีมงานยังเกิดความกระตือรือร้นอยู่ โดยที่เป้าหมายต้องมีความชัดเจนและเป็นที่น่าสนใจของทีมงานด้วย
2) การวางแผนการทำงาน (PDCA)
หลังจากกำหนดเป้าหมายแล้ว หัวหน้างานต้องนำเป้าหมายนั้นมาวางแผนการทำงานทั้งของตัวเองและของทีมงาน แล้วลงมือทำทันที ไม่มัวรอช้า เมื่อลงมือทำแล้วก็ควรตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นอยู่อย่างสม่ำเสมอ เมื่อมีจุดใดที่ไม่เป็นไปตามแผนการที่วางไว้ ก็ควรนำกลับมาทบทวนและปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้เกิดแผนงานที่ดีมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น การทำงานตามแผนอย่างต่อเนื่อง (Plan, Do, Check, Act) ก็จะทำให้เราบรรลุผลสำเร็จแน่นอน
หลังจากกำหนดเป้าหมายแล้ว หัวหน้างานต้องนำเป้าหมายนั้นมาวางแผนการทำงานทั้งของตัวเองและของทีมงาน แล้วลงมือทำทันที ไม่มัวรอช้า เมื่อลงมือทำแล้วก็ควรตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นอยู่อย่างสม่ำเสมอ เมื่อมีจุดใดที่ไม่เป็นไปตามแผนการที่วางไว้ ก็ควรนำกลับมาทบทวนและปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้เกิดแผนงานที่ดีมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น การทำงานตามแผนอย่างต่อเนื่อง (Plan, Do, Check, Act) ก็จะทำให้เราบรรลุผลสำเร็จแน่นอน
3) การสื่อสารให้ทีมงาน (Communication)
การสื่อสารเป้าหมายให้ทีมงานเข้าใจ เป็นทักษะหนึ่งที่หัวหน้าควรให้ความสำคัญ เพราะเป้าหมายที่เรากำหนดขึ้นนั้น อาจเป็นเรื่องยากของทีมงาน หรือเป็นข้อกังวลของทีมงานก็ได้ ดังนั้นหัวหน้างานต้องใช้เทคนิคและพลังในการสื่อสารให้ดี เพื่อให้ทีมงานยอมรับในเป้าหมาย และมองเห็นประโยชน์กับเป้าหมายที่กำลังจะไป โดยการจูงใจให้ทีมงานรู้สึกว่าเป้าหมายนั้นเป็นของทีมงานด้วยเช่นกัน ไม่ใช่เป็นของหัวหน้าเพียงคนเดียว
การสื่อสารเป้าหมายให้ทีมงานเข้าใจ เป็นทักษะหนึ่งที่หัวหน้าควรให้ความสำคัญ เพราะเป้าหมายที่เรากำหนดขึ้นนั้น อาจเป็นเรื่องยากของทีมงาน หรือเป็นข้อกังวลของทีมงานก็ได้ ดังนั้นหัวหน้างานต้องใช้เทคนิคและพลังในการสื่อสารให้ดี เพื่อให้ทีมงานยอมรับในเป้าหมาย และมองเห็นประโยชน์กับเป้าหมายที่กำลังจะไป โดยการจูงใจให้ทีมงานรู้สึกว่าเป้าหมายนั้นเป็นของทีมงานด้วยเช่นกัน ไม่ใช่เป็นของหัวหน้าเพียงคนเดียว
4) การสั่งงานและมองหมายงาน (Delegation)
เมื่อทุกคนเกิดความเข้าใจในเป้าหมายของทีมงานเป็นอย่างดี หัวหน้างาน ก็เริ่มแบ่งหน้าที่การทำงานให้กับทีมงาน โดยการจัดแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้เหมาะสมกับคนทำงาน เหมือนที่มีคนพูดกันว่า “ใช้คนให้ถูกกับงาน (Put the Right Man to the Right Job)” และควรกระจายให้ทั่วถึงทุกๆ คนในทีม ควรมีความเชื่อมั่นในศักยภาพของคนในทีม ไม่ควรใช้เพียงบางคนให้รับงานมากเกินไป การสั่งงานและมอบหมายงาน ควรมีความชัดเจน บอกถึงความต้องการของหัวหน้า และทบทวนกับทีมงานด้วยว่าเข้าใจในสิ่งที่มอบหมายให้ทำหรือไม่ เพราะถ้าทีมงานเข้าใจเจตนาผิดไป ก็อาจทำให้งานเกิดความเสียหายได้
เมื่อทุกคนเกิดความเข้าใจในเป้าหมายของทีมงานเป็นอย่างดี หัวหน้างาน ก็เริ่มแบ่งหน้าที่การทำงานให้กับทีมงาน โดยการจัดแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้เหมาะสมกับคนทำงาน เหมือนที่มีคนพูดกันว่า “ใช้คนให้ถูกกับงาน (Put the Right Man to the Right Job)” และควรกระจายให้ทั่วถึงทุกๆ คนในทีม ควรมีความเชื่อมั่นในศักยภาพของคนในทีม ไม่ควรใช้เพียงบางคนให้รับงานมากเกินไป การสั่งงานและมอบหมายงาน ควรมีความชัดเจน บอกถึงความต้องการของหัวหน้า และทบทวนกับทีมงานด้วยว่าเข้าใจในสิ่งที่มอบหมายให้ทำหรือไม่ เพราะถ้าทีมงานเข้าใจเจตนาผิดไป ก็อาจทำให้งานเกิดความเสียหายได้
5) การรู้จักแก้ไขปัญหา (Problem Solving)
กรณีที่เกิดปัญหาขึ้น หัวหน้างานค่อยรีบที่จะดำเนินการแก้ไข ไม่ควรปล่อยให้ปัญหาค้างไว้ อาจจะเป็นการแก้ไขโดยพนักงานผู้นั้น หรือหัวหน้างานเป็นผู้แก้ไขก็ตาม ถ้าจะทำให้ปัญหาน้อยลง ควรเตรียมตัวที่จะร่วมมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆบ่อยๆ โดยการ List ปัญหาที่เจอพร้อมแนวทางแก้ไขรองรับไว้ เมื่อเกิดปัญหาขึ้นก็แก้ไขได้ทันที ระหว่างการแก้ไขปัญหาควรมองที่เป้าหมาย ไม่ใช่มองเป็นอุปสรรค เพราะจะทำให้เราเครียดเกินไป
กรณีที่เกิดปัญหาขึ้น หัวหน้างานค่อยรีบที่จะดำเนินการแก้ไข ไม่ควรปล่อยให้ปัญหาค้างไว้ อาจจะเป็นการแก้ไขโดยพนักงานผู้นั้น หรือหัวหน้างานเป็นผู้แก้ไขก็ตาม ถ้าจะทำให้ปัญหาน้อยลง ควรเตรียมตัวที่จะร่วมมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆบ่อยๆ โดยการ List ปัญหาที่เจอพร้อมแนวทางแก้ไขรองรับไว้ เมื่อเกิดปัญหาขึ้นก็แก้ไขได้ทันที ระหว่างการแก้ไขปัญหาควรมองที่เป้าหมาย ไม่ใช่มองเป็นอุปสรรค เพราะจะทำให้เราเครียดเกินไป
6) การกล้าตัดสินใจ (Decision Making)
หัวหน้างานต้องแสดงให้ทีมงานเห็นถึงความกล้าในการตัดสินใจเพราะจริงๆ แล้ว เราตัดสินใจทุกเรื่อง แม้ว่าเราจะบอกว่าเราไม่ตัดสินใจแต่ที่จริงเราตัดสินใจแล้วว่า “ยังไม่ตัดสินใจ” เพราะหัวหน้างานต้องรับผิดชอบในทุกๆ เรื่องที่ได้ตัดสินใจไป ทีมงานอาจจะมีความกลัว หัวหน้างานควรทำให้ทีมงานฝึกในการตัดสินใจ โดยเลิกจินตนาการความกลัว แล้วลงมือปฏิบัติทันที หัวหน้างานควรเผชิญหน้ากับเหตุการณ์ต่างๆ แล้วใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ เพราะถ้าหัวหน้างาน ไม่กล้าตัดสินใจ งานต่างๆ ก็จะค้าง แล้วไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้
หัวหน้างานต้องแสดงให้ทีมงานเห็นถึงความกล้าในการตัดสินใจเพราะจริงๆ แล้ว เราตัดสินใจทุกเรื่อง แม้ว่าเราจะบอกว่าเราไม่ตัดสินใจแต่ที่จริงเราตัดสินใจแล้วว่า “ยังไม่ตัดสินใจ” เพราะหัวหน้างานต้องรับผิดชอบในทุกๆ เรื่องที่ได้ตัดสินใจไป ทีมงานอาจจะมีความกลัว หัวหน้างานควรทำให้ทีมงานฝึกในการตัดสินใจ โดยเลิกจินตนาการความกลัว แล้วลงมือปฏิบัติทันที หัวหน้างานควรเผชิญหน้ากับเหตุการณ์ต่างๆ แล้วใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ เพราะถ้าหัวหน้างาน ไม่กล้าตัดสินใจ งานต่างๆ ก็จะค้าง แล้วไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้
ที่มา : entraining.net
Comments